De betrouwbaarheid van personeel is van groot belang in de zorgsector, omdat medewerkers dagelijks werken met kwetsbare patiënten en gevoelige gegevens. Het vertrouwen in zorgpersoneel vormt dan ook een essentieel fundament voor kwalitatief goede zorg en de bescherming van privacy. Veel zorginstellingen proberen dit vertrouwen te waarborgen door tijdens de sollicitatieprocedure zo veel mogelijk relevante informatie over potentiële medewerkers te verzamelen. In dat kader wordt regelmatig gebruikgemaakt van screening. Maar wat houdt screening in, en welke relevante wetgeving is daarbij van toepassing?
Screening
Bij het solliciteren overhandigt de sollicitant doorgaans zijn curriculum vitea (‘cv’) en sollicitatiebrief. Screening bestaat vooral uit het controleren van de gegevens in het cv en de sollicitatiebrief van de sollicitant. Zo kan een werkgever de geldigheid van een diploma controleren en/of referenten raadplegen. Verder kan sociale media, zoals LinkedIn, Instagram, Facebook en X (voorheen Twitter), een bron van aanvullende informatie zijn. Daarnaast kan het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (‘VOG’) een belangrijk onderdeel van de screening vormen. Deze verklaring geeft immers inzicht in het justitiële verleden van een sollicitant en maakt duidelijk of dit een belemmering vormt voor het vervullen van een specifieke functie.
Uit deze bronnen blijken uiteenlopende persoonsgegevens, waaronder een foto (waarop het uiterlijk zichtbaar is), het telefoonnummer, de geboortedatum en de woonplaats van de sollicitant. Op grond van artikel 4 lid 1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) wordt onder ‘persoonsgegevens’ namelijk verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Voorts bepaalt lid 2 van het voornoemde artikel dat iedere bewerking van persoonsgegevens als ‘verwerking’ wordt aangemerkt. Daaronder vallen onder meer het opslaan, vastleggen, verzamelen, opvragen en raadplegen van gegevens. Dit betekent dat bij het uitvoeren van een screening sprake is van het verwerken van persoonsgegevens.
Aangezien de AVG van toepassing is op de verwerking van persoonsgegevens, zijn zorginstellingen – bij het uitvoeren van een screening – verplicht te voldoen aan de daaruit voortvloeiende eisen.
AVG
Om in het kader van de sollicitatieprocedure te voldoen aan de vereisten van de AVG moet de zorginstelling allereerst nagaan of zij gewone en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt. De AVG maakt namelijk een onderscheid tussen ‘gewone’ en ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens omvatten – onder meer – gegevens waaruit iemands ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of vakbondslidmaatschap blijken, evenals gegevens over de gezondheid en over iemands seksuele gerichtheid. Het raadplegen van een socialmediaprofiel of het in ontvangst nemen van een door de sollicitant toegestuurde pasfoto, kwalificeert veelal als een verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Uit dergelijke bronnen kan immers, direct of indirect, informatie worden afgeleid over bijvoorbeeld ras of etnische afkomst, religieuze overtuigingen of de gezondheidstoestand van de betrokkene.
De verwerking van bijzondere gegevens is verboden, tenzij er een uitzondering van toepassing is. De mogelijke uitzonderingen zijn opgesomd in artikel 9 lid 2 AVG. In het kader van dit artikel wordt slechts ingegaan op (de verwerking van) ‘gewone’ persoonsgegevens.
Verwerkingsgrondslag
Indien is vastgesteld dat sprake is van (de verwerking van) een ‘gewoon’ persoonsgegeven, dan is van belang om vast te stellen of sprake is van één van de zes in de AVG opgenomen verwerkingsgrondslagen. Deze grondslagen zijn, blijkens artikel 6 AVG: (1) toestemming, (2) uitvoering van een overeenkomst, (3) wettelijke verplichting, (4) bescherming van vitale belangen, (5) taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag of (6) het gerechtvaardigd belang. Het is daarbij niet toegestaan om meerdere grondslagen gedeeltelijk te combineren. Er moet steeds één passende grondslag worden gekozen.
In de context van sollicitaties ligt het gebruik van toestemming als grondslag niet voor de hand. De sollicitant is in een afhankelijke positie ten opzichte van de zorginstelling (toekomstige werkgever). Daardoor kan zijn toestemming niet als vrij gegeven worden beschouwd, wat wel vereist is voor geldigheid. In de praktijk wordt dan ook doorgaans aansluiting gezocht bij de grondslag ‘wettelijke verplichting’ of ‘gerechtvaardigd belang’.
Zo dienen sommige zorginstellingen op grond van de wet te beschikken over een VOG van hun medewerkers. In dat kader bepaalt artikel 4 lid 2 Wkkgz en artikel 3.1 lid 1 en lid 2 Uitvoeringsbesluit Wkkgz dat de zorgaanbieder die een instelling is die Wlz-zorg verleent, in bezit moet zijn van een VOG voor de zorgverleners die zorg verlenen aan haar cliënten en voor andere personen dan zorgverleners die beroepsmatig met zijn cliënten in contact kunnen komen. Dit geldt ook voor de instelling die geneeskundige geestelijke gezondheidszorg levert als bedoeld in het Besluit zorgverzekering, waarbij cliënten gedurende het etmaal in een accommodatie verblijven.
Ook wanneer een wettelijke verplichting ontbreekt, mogen zorginstellingen een VOG verlangen of een andere vorm van screening toepassen. In dat geval zal de verwerking van persoonsgegevens vaak worden gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. De screening moet, in een dergelijk geval, noodzakelijk zijn voor het behartigen van dit belang en het doel moet niet op een minder ingrijpende manier bereikt kunnen worden.
Overige verplichtingen
De zorginstelling moet, naast de verwerkingsgrondslag, ook voldoen aan de overige eisen van de AVG. Zo volgt uit artikel 5 AVG, onder meer, dat de potentiële werkgever persoonsgegevens van de sollicitant op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze dient te verwerken en dit enkel dient te doen voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel. Ook moeten de te verwerken gegevens actueel en juist zijn en moet de veiligheid van de verwerking zijn gewaarborgd. De potentiële werkgever moet aantoonbaar voldoen aan deze algemeen geformuleerde verplichtingen. Verder dient de gegevensverwerking toereikend, ter zake dienend en beperkt te zijn tot wat noodzakelijk is voor de realisatie van de doelstelling. Dit brengt met zich dat persoonsgegevens in beginsel niet langer in herleidbare vorm mogen worden verwerkt dan noodzakelijk is voor de verwerkingsdoeleinden.
Al met al is de sollicitatieprocedure en daarmee gepaarde screening een belangrijk instrument om de betrouwbaarheid van personeel in de zorg te waarborgen. Tegelijkertijd vereist het verwerken van persoonsgegevens een zorgvuldige afweging en naleving van de regels uit de AVG, zodat zowel de belangen van de zorginstelling als van de sollicitant worden beschermd.
Capra Advocaten beschikt over langjarige ervaring met het uitvoeren van screenings ten behoeve van zowel politiek ambtsdragers als bestuurders en managers die werkzaam zijn bij overheid, zorg en onderwijs. Binnen Capra is bovendien het expertteam AVG actief dat u van advies kan dienen in AVG-gerelateerde kwesties. Hebt u vragen over screenings en/of AVG-kwesties? Bel ondergetekende dan wel uw vaste contactpersoon bij Capra Advocaten.
