Het belang van urenregistratie

Urenregistratie is misschien niet het meest fascinerende, maar wel een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Dit werd onlangs benadrukt in een uitspraak van het Europese Hof van Justitie van 14 mei 2019. Aan die uitspraak lag een procedure in Spanje ten grondslag tussen de Federación de Servicios de Comisiones Obreras (een Spaanse werknemersvakbond) en de Deutsche Bank. De vakbond vorderde dat de bank verplicht zou worden gesteld om een systeem in te voeren voor de registratie van het dagelijks aantal gewerkte uren door haar personeel, zodat nagegaan kan worden of de vastgestelde arbeidstijden in acht worden genomen.

In het Spaanse werknemersstatuut staat dat werkgevers verplicht zijn overuren te registreren. Voor de normale arbeidstijd geldt die verplichting niet. De Spaanse rechter wilde, voordat hij zijn uitspraak zou doen, eerst van het Hof weten of het ontbreken van die verplichting in strijd met de Europese Richtlijn 2003/88 is. Ter illustratie wees de Spaanse rechter er op dat een onderzoek naar de werkende bevolking in Spanje in 2016 heeft uitgewezen dat 53,7 % van de overuren niet wordt geregistreerd.

Uit Richtlijn 2003/88 volgt, dat de lidstaten van de Europese Unie ‘de nodige maatregelen’ moeten treffen zodat alle werknemers in elk tijdvak van vierentwintig uur een rusttijd van ten minste elf aaneengesloten uren genieten en voor elk tijdvak van zeven dagen een ononderbroken minimumrusttijd van vierentwintig uren (exclusief de elf uur dagelijkse rusttijd). Voorts legt de richtlijn de lidstaten de verplichting op voor de gemiddelde wekelijkse arbeidstijd een maximumgrens van 48 uur vast te stellen, waarbij uitdrukkelijk is bepaald dat overwerk hierbij is inbegrepen. Daarvan mag zelfs niet met toestemming van de betrokken werknemer worden afgeweken.

Welke maatregelen een lidstaat moet treffen om deze werknemersrechten te garanderen, schrijft de richtlijn niet voor. Dus ook niet dat lidstaten werknemers moet verplichten een urenregistratie bij te houden. Het Hof benadrukt echter ook dat deze beoordelingsvrijheid niet betekent dat de bepalingen van de richtlijn mogen worden uitgehold. Lidstaten moeten bewerkstelligen dat het nuttig effect van de rechten integraal wordt verzekerd. En dat kan volgens het Hof niet zonder een objectief, betrouwbaar en toegankelijk urenregistratiesysteem. Zonder dat systeem is het voor een werknemer buitengewoon moeilijk handhaving af te dwingen van de maximale arbeidstijd.

Het Hof voegt hier aan toe dat de verplichting om een systeem in te voeren voor enkel de registratie van overuren van werknemers die zich daartoe bereid hebben verklaard (zoals in Spanje het geval is) niet voldoende is. De registratie van overuren zegt immers niets over de maximale wekelijkse arbeidstijd volgens de richtlijn (die inclusief overwerk is) en de dagelijkse en wekelijkse minimumrusttijd.

Wat betekent deze uitspraak voor Nederlandse werkgevers?

Ook in Nederland wordt vaak overgewerkt. veelal overgewerkt door managers, maar ook bijzonder vaak door werknemers met een pedagogisch beroep, zoals docenten en onderwijsassistenten (45 procent), zo bleek in 2018 uit cijfers van het CBS. Bij ons geldt echter al een wettelijke verplichting om een deugdelijke registratie ter zake van arbeids- en rusttijden te voeren. Deze verplichting is neergelegd in artikel 4:3 lid 1 van de Arbeidstijdenwet. Het is maar de vraag of dat registreren steeds gebeurt middels een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem, zoals het Hof dat voorschrijft. Het is goed denkbaar dat de minister naar aanleiding van de uitspraak van het Hof bij algemene maatregel van bestuur nadere regels zal stellen over de wijze waarop arbeidstijd geregistreerd moet worden.

De werkgever loopt een risico als hij de arbeidstijden niet registreert. Als de werkgever dan met zijn werknemer in discussie raakt over het aantal na te betalen uren, dan ontstaat het (weerlegbare) vermoeden dat een door de werknemer zelf bijgehouden urenoverzicht juist is.

Overigens geldt de registratieplicht voor werkgevers ook ten aanzien van vakantiedagen van hun personeel. Zo volgt uit artikel 7:641 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek dat de werkgever bij het einde van het dienstverband van een werknemer een verklaring moet uitreiken waaruit blijkt over welk tijdvak de werknemer nog aanspraak op vakantie heeft. De werkgever moet daarbij ook inzichtelijk kunnen maken welke resterende uren als wettelijke en als bovenwettelijke uren moeten worden aangemerkt, vanwege de verschillende verval- en verjaringstermijnen.

Als tussen werkgever en werknemer een discussie ontstaat over het restant aan vakantiedagen, dan zal de werkgever gemotiveerd moeten betwisten dat de werknemer zoveel vakantiedagen heeft als hij stelt. Heeft de werkgever de vakantiedagen niet geregistreerd, dan zal de werkgever aan die betwistingseis niet kunnen voldoen, tenzij concrete omstandigheden worden gesteld waaruit kan volgen dat de werkgever niet over gegevens kán beschikken met betrekking tot het aantal opgenomen vakantiedagen in verband met de wijze waarop partijen aan de arbeidsovereenkomst invulling hebben gegeven.

Dit illustreert een arrest van het Hof Den Haag van 12 maart 2019. De zaak ging over een controller bij een onderwijsstichting die op staande voet was ontslagen. Het gerechtshof Den Haag had eerder geoordeeld dat dit ontslag kennelijk onredelijk was (het oude arbeidsrecht gold toen nog) en dat de stichting om die reden een schadevergoeding moest betalen. De controller eiste echter ook uitbetaling van 627,83 niet opgenomen vakantiedagen. De stichting stelde daarentegen dat hij daar geen recht op had. Op de ontslagdatum zou volgens de stichting een verloftegoed van afgerond ‘slechts’ 157 uur hebben geresteerd.

De stichting kon haar betwisting van het tegoed aan vakantiedagen niet gemotiveerd aan de hand van de door haar bijgehouden administratie onderbouwen en dat kwam haar duur te staan. De door de controller in het geding gebrachte verlofurenkaart, was de enige administratie van vakantiedagen. Hoewel er sprake was van een inconsistentie in de berekeningen van de controller, vond het Hof de verschillen niet groot genoeg om te concluderen dat het vakantiesaldo daarom niet tot uitgangspunt kon worden genomen. Het gevolg was dat de stichting aanzienlijk meer vakantie-uren moest nabetalen dan zij meende verschuldigd te zijn.

Uit deze rechtspraak blijkt dat urenregistratie niet alleen het belang van de werknemers dient, maar dat het ook voor een werkgever een zeer belangrijk middel is. Zonder registratie neemt hij immers het risico dat de werknemer in feite mag vaststellen op hoeveel (vakantie)uren hij nog aanspraak maakt en dat kan leiden tot fikse nabetalingen. Neem registratie van de uren van uw werknemers (ook die van leidinggevenden) daarom serieus.