Reorganisaties en generieke functiebeschrijvingen; een lastige combinatie

Veel werkgevers in de overheidssector werken hebben een functiehuis, waarbij wordt gewerkt met globaal beschreven, generieke functies die horen bij het functiewaarderingssysteem. Bij de waterschappen gaat het om generieke functies die worden gewaardeerd volgens FuWater. Bij de Provincies is er een functiegebouw met generieke functies die zijn gewaardeerd met FUWAPROV. In de sector gemeenten hebben veel gemeenten een functieboek met functies de zijn gewaardeerd volgens HR21.

De aantrekkingskracht van generieke functiehuizen

In een generieke functiebeschrijving worden de werkzaamheden op hoofdlijnen benoemd. Het gaat om de essentie van de functie, waarbij het niveau van de functie een belangrijke rol speelt. Dat betekent dat grotere aantallen werknemers dezelfde generieke functie hebben, terwijl ze inhoudelijk niet allemaal hetzelfde werk doen, bijvoorbeeld omdat ze op verschillende beleidsterreinen werkzaam zijn. Werkgevers vinden generieke functies vaak aantrekkelijk omdat de gedachte is dat de werkgever daarmee flexibeler is en dat minder vaak aanpassingen in de functiebeschrijving van een werknemer nodig zijn. Werkgevers willen vaak het aantal functies binnen het functiehuis omlaag brengen. Hoe minder functies, hoe beter zo wordt vaak gedacht.

Wat is de functie van een werknemer ?

Volgens artikel 7:655, lid 1, sub c. is één van de punten die verplicht in een arbeidsovereenkomst moet staan: ‘de functie van de werknemer of de aard van zijn werkzaamheden’. Daaruit blijkt dat het erom gaat dat duidelijk moet zijn wat de werkzaamheden zijn die van de werknemer verwacht worden.

Een goed voorbeeld van een definitie van het begrip ‘functie’, is te vinden in een modelregeling van HR21:
“Het geheel van taken en/of werkzaamheden van de werknemer, dat is afgeleid uit de taakstelling van de organisatie en die de werkgever van de werknemer verwacht.”
Dat is een beschrijving die aansluit bij de algemeen gangbare opvatting van het begrip ‘functie’. Het gaat dus om het feitelijk opgedragen takenpakket.

Dat blijkt ook uit de definitie van een uitwisselbare functie in artikel 13 van de Ontslagregeling. Het eerste dat daarin genoemd wordt, is dat de functies vergelijkbaar zijn voor zover het betreft de inhoud van de functie en de voor de functie vereiste kennis, vaardigheden en competenties.

Verschillende soorten functiebeschrijvingen

Als wordt opgeschreven wat het feitelijke takenpakket is van een werknemer, is dat een functiebeschrijving. Zo eenvoudig is het tegenwoordig echter niet meer.

In de generieke functiebeschrijvingen die gebruikt worden in de huidige functiegebouwen is niet te vinden wat de concrete taken van een werknemer zijn. Een generieke functie is een globale, overkoepelende beschrijving, waaronder meerdere functies (met verschillende takenpakketten) kunnen vallen. Er wordt in sommige systemen daarom ook wel over ‘functiefamilies’ gesproken.

Een belangrijk onderscheid is er daarom tussen de specifieke functiebeschrijving (daarmee bedoel ik de beschrijving van de feitelijke taken van een werknemer) en de generieke functie (functiefamilie) waarin de functie wordt ingedeeld. Het laatste bepaalt immers het functieniveau en het salarisniveau.

De drie meest voorkomende problemen met generieke functies bij reorganisaties

Het voorgaande is misschien voor HR-medewerkers ‘gesneden koek’. Toch blijkt bij reorganisaties vaak dat er veel misverstanden ontstaan als gevolg van het gebruik van generieke functies. Bij de plaatsingsprocedure bij reorganisaties moet er meestal een was-wordt-lijst gemaakt worden en moet ook bepaald worden wat uitwisselbare functies zijn. In de praktijk blijkt dat er dan opeens veel vragen rijzen en dat dit te maken heeft met misverstanden over de betekenis van generieke functies. Ik som de drie van de meest voorkomende problemen op:

1. Bij het samenstellen van de was-wordt-lijst wordt een vergelijking opgesteld op basis van (uitsluitend) generieke functiebeschrijvingen. Dat is onvoldoende onderscheidend omdat een vergelijking gemaakt moet worden tussen functies en dus op basis van specifiek beschreven takenpakketten.
2. Te gemakkelijk en te snel wordt aangenomen dat als verschillende specifieke functies zijn ingedeeld in dezelfde generieke functie, het dan om uitwisselbare functies gaat. Dat is niet juist omdat gekeken moet worden of de feitelijke werkzaamheden uitwisselbaar zijn. Als er sprake is van takenpakketten op verschillende beleidsterreinen, zal dat al snel niet het geval zijn. Ik noem een voorbeeld. De functie van beleidsmedewerker financiën is niet uitwisselbaar met die van beleidsmedewerker HRM, ook al zijn deze functies ingedeeld in dezelfde generieke functie. Als er sprake is van dezelfde generieke functie, is dat hooguit een aanwijzing dat het om een uitwisselbare functie zou kunnen gaan, maar er moet veel meer in beeld gebracht worden om dat goed te kunnen beoordelen. UWV schrijft het zo in de actuele uitvoeringsregels ontslag om bedrijfseconomische redenen:
   “Uitgangspunt voor het vaststellen van de functie-inhoud is de functiebeschrijving, zo nodig aangevuld met aandachtsgebieden (bij algemeen beschreven functies), nadere functie-eisen en ‘algemene’ planningsafspraken (bij functiereeksen).”
3. Als de vraag aan de orde komt wat de feitelijke taken zijn van alle medewerkers, blijkt regelmatig dat dit moeilijk in beeld te brengen is omdat dat niet goed wordt bijgehouden. Managers denken vaak dat generieke functiebeschrijvingen hen ‘verlossen’ van het actueel houden van de beschrijving van de feitelijke taken van werknemers. Zo worden generieke functiesystemen soms in de markt ook aangeprezen. Het is een wijd verbreid misverstand. Als een organisatie niet goed meer in beeld heeft wat precies de inhoud van het werk is van de werknemers, is dat een bron van problemen. Niet alleen bij reorganisaties.

Een organisatie die goed wil reorganiseren, zorgt ervoor dat goed in beeld is wat de feitelijke inhoud is van de functies van alle werknemers. Wilt u hierover sparren? Neem contact op met ondergetekende of uw vaste gesprekspartner bij Capra Advocaten.