Actieve openbaarmaking komt eraan! Hoe gaan we daarmee om?

In de brief van 6 juni 2024 schreef de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Van Huffelen aan de Tweede Kamer over de stand van zaken van de actieve openbaarmaking. Kort gezegd is de Wet open overheid (Woo) ingevoerd, maar is de regeling van de actieve openbaarmaking nog niet direct volledig in werking getreden. De regeling van de actieve openbaarmaking is complex en brengt de nodige effecten mee voor overheden. Het geldt voor álle bestuursorganen. Zodoende niet alleen voor de centrale overheid, maar ook voor gemeenten, provincies, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen etc.. De invoering ervan gebeurt stapsgewijs om de uitvoeringslast voor overheden behapbaar te houden. Per 1 november 2024 is het echter wel zover, dan treden de eerste onderdelen van de regeling in werking (‘tranche 0’ genoemd). De data van inwerkingtreding van de actieve openbaarmakingsverplichting voor de overige categorieën (tranches 1, 2 en 3) moeten nog worden bekendgemaakt.

Actieve openbaarmaking

De Woo verplicht dus een aantal categorieën van informatie actief openbaar te maken. In de kern gaat het om 17 categorieën van informatie. De categorieën zijn verdeeld over de eerste twee leden van artikel 3.3 Woo. De categorieën in het eerste lid worden zonder toepassing van eventuele uitzonderingsgronden openbaar gemaakt. De overige 12 categorieën zijn opgenomen in het tweede lid van artikel 3.3 Woo. Het opschrift daarvan verwijst naar de mogelijke toepassing van de uitzonderingsgronden, zoals opgenomen in Hoofdstuk 5 Woo. Het gaat hierbij om het hele palet aan de alom bekende uitzonderingsgronden van de Woo.

Het kabinet hamert erop dat de actief openbaar gemaakte informatie betrouwbaar, goed vindbaar en toegankelijk moet zijn. Daarvoor is inmiddels een aantal platforms ontwikkeld, waarop die informatie eenvoudig en veilig wordt geplaatst. De openbaarmaking moet verder plaatsvinden volgens de zogenoemde standaard MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie). Vooralsnog gaat het kabinet voor ‘niet-blijvend te bewaren documenten’ uit van een periode van 10 jaar waarin de actief openbaar gemaakte informatie beschikbaar en raadpleegbaar moet blijven. Vanwege de aard van een document kan overigens aanleiding bestaan voor het gelden van een kortere verplichte publicatieduur. Voor ‘blijvend te bewaren brondocumenten’ kan juist een langere publicatieduur gelden.

Inwerkingtreding eerste deel van de regeling van actieve openbaarmaking

De eerste onderdelen waarvoor de actieve openbaarmaking per 1 november 2024 geldt, zijn de volgende:

• Wetten en algemeen verbindende voorschriften (art. 3.3, eerste lid, onderdeel a Woo);
• Overige besluiten van algemene strekking (art. 3.3, eerste lid, onderdeel b Woo);
• Organisatie en werkwijze (art. 3.3, eerste lid, onderdeel d Woo);
• Bereikbaarheidsgegevens (art. 3.3, eerste lid, onderdeel e Woo);
• Vergaderstukken Staten-Generaal (art. 3.3, tweede lid, onderdeel b Woo).

Voor de eerste vier categorieën geldt een volstrekte actieve openbaarmakingsverplichting. De laatste categorie, de Vergaderstukken, valt onder het tweede lid van artikel 3.3 Woo. Voorafgaand aan de actieve openbaarmaking daarvan vindt een beoordeling plaats van de eventuele toepassing van uitzonderingsgronden. Die informatie wordt zodoende mogelijk (deels) gelakt openbaar gemaakt.

De categorieën die per 1 november as. in werking treden zijn niet erg schokkend voor de meer decentrale overheden. Desondanks bestaat ook voor die bestuursorganen de noodzaak om zich al goed te verdiepen in de actieve openbaarmakingsverplichting. Het is enkel wachten op de inwerkingtreding van de volgende tranches, waarmee de categorieën gaan gelden die voor de decentrale overheden een verdergaande impact hebben.

De Woo-index

Het doel van de Woo is dat één centrale plek bestaat waar informatie van alle bestuursorganen actief openbaar wordt gemaakt (artikel 3.3b Woo). Hiervoor is de Woo-index in het leven geroepen. Deze index verwijst naar documenten die door bestuursorganen online zijn gepubliceerd. Alle bestuursorganen kunnen zich daarop aansluiten, via het Register van Overheidsorganisaties (ROO). Feitelijk komt het erop neer dat overheden zelf online actief openbaar maken en in het ROO de verwijzingen naar die informatie publiceren.

Besluit

Ook actieve openbaarmaking vindt plaats middels besluit. Daarbij zullen de belangen die worden beschermd met de uitzonderingsgronden ook goed moeten worden gewogen. Zo moet bijvoorbeeld de persoonlijke levenssfeer van in de informatie genoemde personen worden beschermd, of zal onevenredige benadeling van betrokken actoren moeten worden voorkomen. Met andere woorden, aan het besluit tot actieve openbaarmaking gaan dezelfde zorgvuldigheidsafwegingen vooraf als aan de besluitvorming op een afzonderlijk Woo-verzoek. De actieve openbaarmaking brengt zodoende een behoorlijke lastenverzwaring mee voor bestuursorganen.

Cursus ‘Schrijven op openbaarmaking en actieve openbaarmaking’

Op 28 november as. verzorg ik een drie uur durende training over het bewust schrijven op (actieve) openbaarmaking. De Woo-praktijk vereist nu al een bepaald bewustzijn bij het tot stand brengen van documentatie en correspondentie binnen de organisatie van bestuursorganen. Met de invoering van de actieve openbaarmakingsverplichting gaat dat bewustzijn een nog grotere rol spelen. Overheden zullen op voorhand voor zichzelf duidelijkheid moeten creëren over de vraag wat openbaar dient te worden gemaakt. Het is niet meer enkel wachten op een Woo-verzoek, de wet schrijft al voor welke informatie actief naar buiten moet. In het tot stand brengen van documentatie kan daar al op worden geanticipeerd.

De cursus vindt plaats op 28 november as. in de middag en wordt live gegeven in Utrecht. Inschrijven voor de cursus is nog mogelijk via deze link!

Vincent Stavleu