AVG en Personeelszaken; een verstandshuwelijk?

Het gebeurde een aantal jaren geleden. Ik werd gebeld door een nieuwe, nog niet zo ervaren, HR-medewerker van een klant over een personele kwestie. Het ging volgens deze medewerker over een gevoelige zaak waarover de werkgever een advies van Capra wilde. Ik wilde natuurlijk graag van dienst zijn en vroeg of zij de relevante stukken uit het personeelsdossier wilde sturen. Dat bleek een moeilijke vraag. “Ik weet niet of dat wel mag van de AVG”, was het aarzelende antwoord van de medewerker. Ik vind het mooie anekdote. “We kunnen de tent hier wel sluiten, als dat niet zou mogen”, was mijn antwoord!.

Een zo voorzichtige HR-medewerker, die meteen de AVG erbij haalt, bij een personeel vraagstuk, kom ik niet zo vaak tegen. Privacy en de AVG zijn vaak niet de meest favoriete onderwerpen van HR-medewerkers. Toch komen juist bij personele vraagstukken met regelmaat vragen aan de orde, waarbij de vraag is wat er nu precies wel en niet is toegestaan, in het kader van de AVG en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van werknemers. Juist onbekendheid met de criteria daarvoor, kan ertoe leiden dat er onnodige en te vergaande problemen gezien worden. Dat kom ik ook bij ervaren medewerkers tegen. Anderen steken juist liever ‘de kop in het zand’. Onbekend maakt onbemind.

Nadenken over de vraag wat wel en niet toelaatbaar is, in het kader van Privacy en de AVG, is zinvol en nuttig. Niet alleen voor privacy-functionarissen die dat als taak hebben maar zeker ook voor HR-medewerkers. Er blijkt dan vaak meer te kunnen dan gedacht. Soms blijkt ook juist minder te kunnen omdat het ook minder kan. Schendingen van de AVG en regels met betrekking tot het omgaan met persoonsgegevens kunnen soms voorkomen worden door een kwestie net wat anders te benaderen. Zijn ook alternatieven mogelijk, waarbij de persoonlijke levenssfeer minder in het geding komt? Dat is een vraag waar in personele kwesties vaak te weinig over nagedacht wordt. Is het wel noodzakelijk om een personeelsvolgsysteem in te voeren, op de wijze zoals gedacht? Wanneer is het controleren van mails van werknemers echt noodzakelijk? Hoe zit het eigenlijk met het opnemen van telefoongesprekken van werknemers? Zomaar een paar vraag die op kunnen komen en die steeds om een afweging van belangen vragen.

Ook HR medewerkers die niet verliefd zijn op de AVG en Privacyvraagstukken, ontkomen er niet aan daarover na te denken als er vragen aan de orde zijn die met het omgaan met personeelsgegevens en de AVG te maken hebben. Vragen erover stellen, is de eerste stap. Gelukkig zijn er praktische handvatten voor veel vragen, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens goede diensten bewijst. Af en toe een training of een cursus op dit terrein kan ook helpen om anders aan te gaan kijken tegen vraagstukken over Privacy en AVG. Het hoeft geen liefde op het eerste gezicht te zijn. Een verstandshuwelijk kan ook goed werken.

Een goede start van een verstandshuwelijk is de online cursus “Privacy en AVG bij personele kwesties” op 12 september 2024 .

In een ochtend word je bijgepraat.

Natuurlijk kan in concrete zaken ook altijd advies ingewonnen worden bij Capra. Op voorwaarde dat dan wel de relevante stukken met ons gedeeld worden. Dat mag van de AVG…