HELP! Een melding over ongewenst gedrag! Wat nu?

De bovenstaande vraag wordt mij vaker gesteld dan u waarschijnlijk denkt. Eerlijk is eerlijk: deze vraag is ook zo gek nog niet.

Wat is ongewenst gedrag?

Alvorens de vraag ‘wat nu?’ te beantwoorden, moeten we eerst eens stilstaan bij wat nu eigenlijk onder ‘ongewenst gedrag’ verstaan moet worden.

Meldingen van racisme bij de politie? Het op oneigenlijke gronden inzien van het medisch dossier van ‘Barbie’? Aangiften van (seksuele) intimidatie bij ‘the Voice’? Signalen over etnisch profileren bij de Belastingdienst? Mogelijke corruptie bij het Isala-ziekenhuis? Angstcultuur? Fraude? Schending van wetenschappelijke integriteit? Machtsmisbruik? Schrikbewind? Omkoping?

Iedereen zal het er – hopelijk – mee eens zijn dat alle genoemde zaken ‘fout’ zijn, maar het gaat wel om erg verschillende kwesties. Toch hebben al deze zaken één ding gemeen: het zijn voorbeelden van ongewenst gedrag en/of schending van de integriteit van een persoon of organisatie.

Hoe ga je met een melding om?

Helaas krijgt iedere organisatie wel eens te maken met een melding of klacht die daarop ziet. Hoe ga je daar als organisatie mee om?

De meeste organisaties beschikken wel over een interne regeling waarin het een en ander is vastgelegd hoe omgegaan moet worden met zo’n melding of klacht over ongewenst gedrag. In onze praktijk zien wij dat vrijwel altijd bepaald is dat de ontvangst van de klacht of melding binnen een bepaalde termijn bevestigd moet worden aan de klager, maar de ‘vervolgstappen’ blijken nogal te verschillen. De ene organisatie legt een melding heel strak langs een regeling en komt – al dan niet terecht – tot de conclusie dat de melding niet compleet of om een andere reden niet-ontvankelijk is en daarom niet in behandeling genomen behoeft te worden, de andere organisatie ‘verplicht’ een klager om rechtstreeks met de beklaagde(n) in gesprek te gaan en weer een andere organisatie heeft als beleid dat er een onderzoek moet plaatsvinden naar een klacht. Ook een combinatie van voorgaande mogelijkheden komt voor.

Wettelijk kader

Het allerbelangrijkste dat een werkgever moet doen is iedere melding serieus nemen. Sterker nog, een organisatie is daar strikt genomen ook toe ‘verplicht’.

Zo is een werkgever op grond van de Arbowet- en -regelgeving verplicht om te zorgen voor een veilige werksfeer. Verder worden Klokkenluiders wettelijk beschermd tegen benadeling. Daarnaast zijn er andere rechtsregels van toepassing, onder meer civiel- en bestuursrechtelijk.

Al deze wetten en regelingen zouden tot op zekere hoogte samengevat kunnen worden in die zin dat er een beleid moet zijn met betrekking tot ongewenst gedrag. Een beleid alleen is echter niet genoeg. Zoals ik hiervoor al aangaf: “Het allerbelangrijkste dat een werkgever moet doen is iedere melding serieus nemen”. Hoe onwaarschijnlijk een melding namelijk misschien ook klinkt, de persoon die de melding doet wil jou als werkgever of organisatie wijzen op iets wat volgens hem/haar ongewenst of onbehoorlijk is.

Het belang van een gedegen onderzoek(srapportage)

Natuurlijk is voorkomen beter dan ‘genezen’. Je kunt als werkgever echter nog zo je best doen om pesten, intimidatie en belangenverstrengeling op de werkvloer te bestrijden, maar helemaal voorkomen kun je het helaas niet. Er zijn hulpmiddelen voor organisaties om medewerkers er (extra) van te doordringen hoe zij ‘integer’ zijn (zoals integriteit.nl), maar dat mag niet altijd baten.

Stel dát het tot een melding of klacht komt, dan is het van belang dat er een goed onderzoek plaatsvindt en dat er een gedegen rapportage wordt opgesteld. Het doen van een goed onderzoek is makkelijker gezegd dan gedaan. Zo ondervond ook de Volkskrant in 2020, die zich door de rechter verplicht zag een vergoeding van €370.000,- aan een voormalig medewerker te betalen wegens de zeer onzorgvuldige onderzoeksrapportage waarop de Volkskrant zich gebaseerd had. Er zijn ook talloze rechterlijke uitspraken te vinden waarin onderzoeksresultaten volledig terzijde zijn geschoven wegens het niet deugdelijk vastleggen van verklaringen, onvoldoende hoor en wederhoor, suggestieve vraagstelling(en) en/of niet doorvragen.

Wil een onderzoek(srapportage) van enige waarde zijn (en ook voor de rechter in het uiterste geval), dan dient dat aan serieuze voorwaarden te voldoen. Er dient rekening te worden gehouden met zówel de klager, alsóók met de beklaagde. Er moet een goede onderzoeksvraag of -opdracht worden geformuleerd en de uitkomsten moeten duidelijk en concreet zijn.

Capra voert al jarenlang dergelijke onderzoeken uit en beschikt over een eigen protocol, dat voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving, alsook aan de eisen die de rechter aan een gedegen onderzoek stelt. Het zal geen verrassing zijn dat in juridische procedures steeds bevestigd wordt dat onze onderzoeken en rapportages aan de toepasselijke rechtsregels voldoen. Door ons protocol te volgen waarborgen we de kwaliteit en zorgvuldigheid; dat geldt voor iedere medewerker van Capra.

Als ik alleen al naar mijn eigen praktijk kijk, dan ben ik in 2022 betrokken geweest bij een ‘draagvlakonderzoek’, een onderzoek naar ‘de cultuur op de werkplek’, een onderzoek naar een melding over (seksuele) intimidatie, een onderzoek naar mogelijke belangenverstrengeling, een onderzoek naar afgifte van vergunningen en een melding over ‘de integriteit’ van een persoon. Saai is het nooit: ieder onderzoek is anders en vergt net een andere aanpak en wijze van communiceren. In alle gevallen staat uiterste zorgvuldigheid centraal, in het belang van alle betrokkenen.

Zal dit in 2023 heel anders zijn? Ik verwacht van niet. Het jaar 2023 is pas net begonnen, maar inmiddels hebben de eerste onderzoeksvragen zich al aangediend.

Wenst u meer informatie over de onderzoeken die wij uitvoeren? Neem dan contact met mij op of met een van mijn collega’s of kijk op onze website.

Tom Koomen