Protocol feitenonderzoek

Als werkgever hebt u de verplichting zorg te dragen voor de veiligheid en gezondheid van uw medewerkers. Daarnaast bent u verplicht u ten opzichte van uw personeel te gedragen als een goed werkgever. De wet stelt daarnaast specifieke eisen als het gaat om het waarborgen van de integriteit van organisatie en bestuur bij de overheid, niet alleen in de rol van werkgever maar ook in de rol van met openbaar gezag bekleed orgaan. Daaruit volgt dat u concrete aanwijzingen dat een ambtenaar of politiek ambtsdrager zich ten opzichte van collega’s, de organisatie of anderen onbehoorlijk gedraagt niet kunt negeren, maar op juistheid moet onderzoeken, zodat u waar nodig de geëigende maatregelen kunt nemen.

Dergelijke onderzoeken moeten volgens de jurisprudentie voldoen aan een aantal zorgvuldigheidseisen. Capra heeft de expertise om dergelijke onderzoeken uit te voeren, aan de hand van een protocol waarin de zorgvuldigheidsnormen zijn vastgelegd die moeten worden toegepast.

Bij situaties die vragen om zo’n onderzoek kunt u met name denken aan het ontvangen van signalen die wijzen op een misstand of een integriteitsschending, het bestaan van een verstoorde werkverhouding en problemen met het functioneren van een of meer medewerkers. Een bijzondere categorie betreft het onderzoek naar de grond voor vermeende seksuele intimidatie en ander ongewenst gedrag door leidinggevenden of bestuurders. Als het onderzoek gericht is op de beantwoording van de vraag of er nog voldoende basis is voor een vruchtbare samenwerking met een bepaalde collega wordt het ook wel aangeduid als draagvlakonderzoek. Een andere term die in dit verband wel wordt gebruikt is een compliance-onderzoek of ‘intern onderzoek 2.0’, soms mede ter voorbereiding van mogelijke opsporing en vervolging van strafbare feiten. In enkele gevallen valt op voorhand geen specifieke ‘beklaagde’ aan te wijzen; daarbij gaat het dan vaak om onderzoek naar een bepaalde situatie die ongewenst wordt geacht of naar de vraag of bepaalde regels in acht zijn genomen door medewerkers of bestuurders/politiek ambtsdragers.

Het gaat bij deze onderzoeken om waarheidsvinding. Dat betekent dat op objectieve wijze, met de nodige afstand tot de personen die bij de zaak zijn betrokken, wordt onderzocht wat feitelijk kan worden vastgesteld. Hoor-wederhoor is daarbij een leidend beginsel. Als een medewerker van Capra zo’n onderzoek uitvoert treedt hij of zij voor eenieder kenbaar op in de hoedanigheid van advocaat, hetzij in het kader van een advies over de juridische positie van de partij die de advocaat inschakelt, hetzij in het kader van onafhankelijk onderzoek. In voorkomend geval wordt samengewerkt met andere professionals, zoals particulier rechercheurs en opsporingsambtenaren. Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de AVG (zie onze privacyverklaring).

Op onderzoeken die na 1 september 2023 worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van Capra is onderstaand protocol van toepassing.

a. Ten aanzien van degene op wie het onderzoek zich richt

• Degene op wie het onderzoek zich richt wordt tevoren door de opdrachtgever of de onderzoeker van het onderzoek in kennis gesteld, tenzij er gegronde redenen zijn om dat niet te doen. Hem wordt gemeld wat de aard en het doel van het onderzoek is, wie er gehoord zullen worden, wat er in het kader van het onderzoek van hem wordt verwacht en welke partij(en) over de door hem af te leggen verklaring wordt of worden geïnformeerd. Als er gevolgen (kunnen) zijn verbonden aan een weigering mee te werken, stelt de onderzoeker degene op wie het onderzoek zich richt daarvan op de hoogte. De opdrachtgever vermeldt de naam en de hoedanigheid van de onderzoeker, de onderzoeker in wiens opdracht hij handelt.
• Hij krijgt gelegenheid om alle informatie aan te leveren en zo nodig zelf ook mensen te noemen die zijns inziens gehoord moeten worden om een evenwichtig beeld te krijgen. Uitgangspunt dient te zijn dat aan zijn redelijke wensen op dit punt wordt voldaan.
• Tijdens het onderzoek mag hij zich – op eigen kosten – door een gemachtigde laten bijstaan, ook als hij wordt gehoord.
• Het horen vindt plaats op faire wijze. De onderzoeker vermijdt alles wat kan leiden tot ongeoorloofde beïnvloeding van de geïnterviewde.
• Het horen vindt plaats zo mogelijk door twee personen. Als door één persoon wordt gehoord wordt zo mogelijk voorzien in een geluidsopname, die desgewenst aan de persoon die wordt gehoord ter beschikking wordt gesteld.
• De onderzoeker deelt mede dat het gespreksverslag weliswaar vertrouwelijk maar niet geheim is. Dat betekent dat de kring waarbinnen het bekend wordt gemaakt beperkt is tot degenen die daarvan kennis moeten en mogen nemen. Als er rekening moet worden gehouden met verstrekking aan een andere partij, waaronder een dienst die belast is met opsporing en vervolging van strafbare feiten, wordt dat zo mogelijk tevoren kenbaar gemaakt. Dat is ook het geval als de opdrachtgever op voorhand aangeeft een (gedeeltelijke) openbaarmaking van het rapport aangewezen te vinden.
• Hij krijgt de gelegenheid om op alle gespreksverslagen te reageren, waaronder dat van het gesprek met hemzelf, al dan niet als onderdeel van het onderzoeksrapport.
• Hem wordt gelegenheid geboden om op het feitelijk deel van de concept rapportage te reageren, voordat een definitieve versie wordt opgemaakt en uitgebracht.

b. Ten aanzien van degenen die worden gehoord

• Medewerking aan het onderzoek vindt plaats op basis van vrijwilligheid, tenzij een norm als het goed werknemerschap maakt dat medewerking kan of moet worden gevorderd. Als er gevolgen (kunnen) zijn verbonden aan een weigering mee te werken, stelt de onderzoeker wie het aangaat daarvan op de hoogte.
• De onderzoeker deelt mede dat het gespreksverslag weliswaar vertrouwelijk maar niet geheim is. Dat betekent dat de kring waarbinnen het bekend wordt gemaakt beperkt is tot degenen die daarvan kennis moeten en mogen nemen. Als er rekening moet worden gehouden met verstrekking aan een andere partij, waaronder een dienst die belast is met opsporing en vervolging van strafbare feiten, wordt dat zo mogelijk tevoren kenbaar gemaakt. Dat is ook het geval als de opdrachtgever op voorhand aangeeft een (gedeeltelijke) openbaarmaking aangewezen te vinden. De onderzoeker kan in afwijking van deze regel vertrouwelijkheid toezeggen, in welk geval hij die ook ten aanzien van de opdrachtgever en anderen in acht neemt.
• Het horen vindt plaats op faire wijze. De onderzoeker vermijdt alles wat kan leiden tot ongeoorloofde beïnvloeding van de geïnterviewde.
• De onderzoeker zorgt ervoor dat van elk gesprek een getrouw verslag wordt gemaakt, ook van de vragen.
• Elke gehoorde krijgt zijn verslag ter eventuele correctie en ter ondertekening voorgelegd voordat er verder gebruik van kan worden gemaakt.

c. Ten aanzien van de opdrachtgever
De opdrachtgever heeft voorafgaand aan het onderzoek de keuze tussen een onderzoeksrapportage met (indien daarvoor aanleiding is) aanbevelingen voor rechtspositionele en/of andere juridische maatregelen of een rapportage zonder zulke aanbevelingen. De opdrachtgever ontvangt de uit te brengen rapportage eerst in concept. Hij kan dan indien nodig feitelijke onjuistheden (als de benaming van een functie of het jaar van indiensttreding van een medewerker) laten corrigeren. De uitkomst van het onderzoek kan hij niet laten wijzigen.

 d. Ten aanzien van de onderzoeker
De onderzoeker is in beginsel een andere advocaat van Capra dan degene die in een eventuele procedure namens de opdrachtgever/het bestuursorgaan optreedt als gemachtigde. Een onafhankelijk onderzoek -dat ook zo naar buiten wordt gepresenteerd- is alleen mogelijk als de opdrachtgever geen bestaande adviesrelatie heeft met Capra. De onderzoeker benadert de zaak in alle gevallen zorgvuldig, transparant, met voldoende distantie, onbevangen en onbevooroordeeld. Hij draagt er zorg voor dat over zijn hoedanigheid en namens wie hij optreedt geen enkel misverstand kan ontstaan, jegens ieder die bij het onderzoek is betrokken, en dat diegene op de hoogte is van de aard, het doel en de reikwijdte van het onderzoek. Behalve bij een onafhankelijk onderzoek is voor het handelen van de onderzoeker steeds het belang van de opdrachtgever bepalend, met inachtneming van de vrijheid die hij als advocaat geniet om dat belang te behartigen op een wijze als hem in overleg met de opdrachtgever goeddunkt.  De onderzoeker is vrij in de uitvoering van de opdracht. Hij richt het onderzoek naar eigen inzicht in. Bij de keuze voor de inzet van bijzondere onderzoeksmethoden, zoals cameratoezicht, dynamische observatie en het uitlezen van gegevensdragers als smartphone en computer neemt de onderzoeker de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht.  Inzet van andere partijen -personeel van de opdrachtgever daaronder begrepen- geschiedt onder regie van de onderzoeker.

e. Ten aanzien van de onderzoeksrapportage
De onderzoeksrapportage is vormvrij. Zij dient voldoende inzicht te verschaffen in de onderzochte materie en de wijze waarop het onderzoek is uitgevoerd. Doorgaans bevat de onderzoeksrapportage:

• een beschrijving van de opdracht;
• een beschrijving van de werkwijze;
• een opgave van geraadpleegde bronnen;
• een beschrijving van de (feitelijke) bevindingen, en
• (afhankelijk van de opdracht (zie sub c)) conclusies voorzien van een redengeving, in welk geval de onderzoeksrapportage ook aanbevelingen kan bevatten.

Aan de onderzoeksrapportage kunnen bijlagen worden toegevoegd, zoals gespreksverslagen, schriftelijke stukken waaraan wezenlijke bevindingen ontleend zijn en de reactie van degene op wie het onderzoek zich richt. De onderzoeker maakt in voorkomend geval in het verslag kenbaar op welke wijze hij commentaar op de conceptrapportage, althans op de relevante delen daarvan, van de opdrachtgever en/of degene op wie het onderzoek zich richt, heeft verwerkt.

De onderzoeksrapportage wordt uitgebracht aan de opdrachtgever en mag alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij is opgesteld. Openbaarmaking en verstrekking aan derden van gegevens uit het onderzoek is in beginsel niet toegestaan, tenzij en behoudens voorzover de onderzoeker daar tevoren toestemming voor heeft gegeven (onverminderd verplichtingen bij en krachtens de wet). Hij weigert die in elk geval  indien hij strijd aanwezig acht met de op hem rustende plicht geheim te houden wat hem vertrouwelijk ter kennis is gebracht.

f. Voor het overige
In bijzondere gevallen kan in overleg met de opdrachtgever (op onderdelen) van dit protocol worden afgeweken. De reden van die afwijking wordt in de onderzoeksrapportage verantwoord.