Werkgevers, controleer uw gedragscode (en sanctiebeleid)!

Onlangs heeft het Gerechtshof Den Bosch een arrest gewezen waarin werd onderstreept hoe belangrijk het is dat de werkgever een duidelijke gedragscode heeft en daaraan ook van tijd tot tijd aandacht besteedt. Hierna zal ik bespreken waarom deze uitspraak zo belangrijk is.

Het onbevoegd inzien van elektronische patiëntendossiers

Bij zorginstellingen zijn medewerkers werkzaam die uit hoofde van hun functie vaak vrij eenvoudig allerlei privacygevoelige informatie kunnen raadplegen die is vastgelegd in elektronische patiëntendossiers (EPD’s). Het is belangrijk dat de patiënten erop kunnen vertrouwen dat deze privacygevoelige informatie niet zomaar door iedereen kan worden bekeken en niet wordt misbruikt. Om dit te waarborgen, hanteert de werkgever vaak een interne regeling c.q. gedragscode. Daarnaast worden er in de systemen vaak technische waarborgen ingebouwd, bijvoorbeeld door, voordat daadwerkelijk toegang tot het EPD wordt gegeven, een melding op het scherm te laten verschijnen met de mededeling dat het onbevoegd raadplegen van het EPD niet is toegestaan. Soms moeten de werknemers dan, met een bepaalde technische handeling, eerst bevestigen dat het een functionele (en dus toegelaten) raadpleging betreft.

Ontslag op staande voet?

De praktijk wijst uit dat er medewerkers zijn die hun nieuwsgierigheid, ondanks de genoemde waarborgen, niet kunnen bedwingen. De werkgever wil dan een stevige maatregel kunnen nemen en in bepaalde gevallen wordt de betreffende medewerker op staande voet ontslagen.

Aan een geldig ontslag op staande voet worden hoge eisen gesteld, ook als het ontslag gebaseerd is op het onbevoegd raadplegen van een EPD. Dit blijkt bijvoorbeeld uit het arrest van het Gerechtshof Den Haag van 11 juli 2016 (ECLI:NL:GHDHA:2016:1971). In die zaak had een dialyseverpleegkundige van het Maasstad Ziekenhuis in een periode van ruim drie maanden twintig keer het EPD van een familielid bekeken, terwijl hij met die patiënt geen behandelrelatie had. Het ziekenhuis heeft de medewerker daarop op staande voet ontslagen.

De kantonrechter oordeelde dat de medewerker weliswaar een fout had gemaakt, maar dat die fout hem, gezien de feiten en omstandigheden van de zaak, niet dusdanig zwaar kon worden aangerekend dat het dienstverband moest worden beëindigd. In het verlengde hiervan bepaalde de kantonrechter dat het ziekenhuis de medewerker op straffe van een dwangsom van € 500,- per dag (met een maximum van € 15.000,-) moest toelaten tot de werkvloer.

Het ziekenhuis stelde hoger beroep in en liet de medewerker niet toe tot zijn oorspronkelijke werkzaamheden.

Het hof Den Haag merkte allereerst op, conform vaste jurisprudentie, dat bij de beoordeling van het ontslag op staande voet alle omstandigheden van het geval in aanmerking moeten worden genomen.

Vervolgens oordeelde het hof dat enerzijds van belang was dat de medewerker ernstig verwijtbaar had gehandeld, maar dat anderzijds ook moest worden meegewogen dat de medewerker ten tijde van het ontslag twaalf jaar in dienst was, dat zich tijdens het dienstverband niet eerder onregelmatigheden hadden voorgedaan, dat hij zijn werk altijd goed had gedaan en hij, gezien zijn leeftijd, moeilijk een andere baan zou vinden. Het hof achtte ook van belang dat het ziekenhuis “haar personeel weliswaar heeft gewaarschuwd dat ontslag zal volgen in geval van schending van de privacy, maar dat uit niets blijkt dat het personeel wist of moest begrijpen dat het onbevoegd inzien van een EPD zonder meer ontslag op staande voet tot gevolg zou hebben”. Dit alles bracht het hof tot de slotsom dat het ontslag op staande voet inderdaad niet in stand kon blijven.

Het hof was overigens van oordeel dat het dienstverband wel moest eindigen en heeft de arbeidsovereenkomst ontbonden wegens ernstig verwijtbaar handelen (art. 7:669, lid 3, sub e BW). Het hof bepaalde ook dat het ziekenhuis aan de medewerker geen transitievergoeding schuldig was. Het ziekenhuis moest wel loon (na-)betalen: de medewerker was op 20 november 2015 op staande voet ontslagen en de arbeidsovereenkomst is ontbonden per 1 augustus 2016 en het ziekenhuis moest de medewerker over deze periode alsnog het loon betalen. De veroordeling om de medewerker tot zijn eigen werk toe te laten werd door het hof ongedaan gemaakt en daarmee was ook de dwangsomveroordeling van de baan.

Dan nu naar de recente uitspraak van het Hof Den Bosch van 23 januari 2020 (ECLI:NL:GHSHE:2020:204). In die zaak had een medewerker die als verzorgende IG werkzaam was bij een GGZ instelling, via de zogenaamde ‘noodknop-procedure’ acht keer onbevoegd het EPD van haar broer bekeken en op die manier ook een aantal keren het EPD van haar schoonzus ingezien. De GGZ instelling heeft de medewerker niet op staande voet ontslagen, maar heeft zich tot de kantonrechter gewend, met het verzoek om de arbeidsovereenkomst op de kortst mogelijke termijn te ontbinden wegens verwijtbaar handelen (en, subsidiair, wegens verstoorde verhoudingen). De kantonrechter heeft dit verzoek toegewezen.

De medewerker stelde daarop hoger beroep in. In hoger beroep voerde zij allereerst aan dat de werkgever de regels, gedragsregels en protocollen beter bekend had moeten maken en dat voor haar bepaald onduidelijk was wat er van haar werd verwacht, omdat de regels – in haar optiek – volstrekt niet helder en duidelijk waren en bovendien verspreid waren over een tiental documenten. Het Hof ging hier niet in mee. Het overwoog dat de medewerker al een aantal jaren met de rond het EPD geldende gedragsregelingen had gewerkt, dat daar in haar opleiding, trainingen en werkomgeving ook aandacht aan moet zijn besteed en dat daar in de via het intranet bekend gemaakte codes ook aandacht aan werd besteed. Volgens het hof kon de uitspraak van de kantonrechter dan ook in stand blijven.

Conclusie

Uit deze uitspraken blijkt dat het belang van een duidelijke interne regeling over het gebruik en inzien van EPD’s niet moet worden onderschat. Het is belangrijk dat in deze regeling niet alleen zorgvuldig wordt vastgelegd wat er van de medewerkers wordt verwacht, maar ook welke sancties de werkgever kan opleggen als een medewerker op dit punt tekort schiet.

En het is net zo belangrijk dat de werkgever de regels rondom het inzien van EPD’s aantoonbaar regelmatig onder de aandacht brengt bij medewerkers. Doet de werkgever dit niet, dan moet hij er rekening mee houden dat de rechter een eventueel ontslag wegens overtreding van de regels zeer kritisch tegemoet zal treden. Het is dus goed om de interne regels nog eens kritisch tegen het licht te houden en om deze, zo nodig, aan te passen en nog eens nadrukkelijk bij de medewerkers onder de aandacht te brengen.

Tot slot

Integer handelen krijgt steeds meer aandacht als belangrijk onderwerp binnen de overheid, maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven en zorginstellingen. Regels voor integer handelen zijn natuurlijk belangrijk, maar integer handelen is een continu bewustwordingsproces. Het gaat over het eigen gedrag en de reflectie daarop.

Ons bureau Integriteit.nl kan uw organisatie hierbij ondersteunen. De benadering en expertise van Integriteit.nl is vooral gericht op preventie en op dialoog. Dit vanuit de gedachte dat integriteit een kwaliteit is die niet zomaar voor zich spreekt, maar die betekenis en diepgang krijgt wanneer mensen er met elkaar over spreken en vervolgens kunnen kiezen voor een gedragslijn die integer en passend gevonden wordt

Integer gedrag is niet met één training ‘aan te leren’. De workshops integriteit voor medewerkers en bestuurders die ons bureau Integriteit.nl verzorgt, kunnen gezien worden als een aftrap naar een aantoonbare structurele borging van integriteit binnen de gehele organisatie. Het effect en de impact van de bewustwording borgen binnen organisaties, doen we met onze unieke en direct in te zetten online integriteitmodule die wij de afgelopen tien jaar hebben ontwikkeld en verfijnd.

Wilt u meer weten over integriteit, het vast te stellen beleid daarover en de toepassing en handhaving van de interne gedragscodes? Neemt u dan gerust contact op met mij of met uw vaste contactpersoon.

Jacobien Frederix-Gianotten