Sociale media: screening van sollicitanten en het gebruik door medewerkers

Hoe heette die plastic rondjes die in de zakken chips verstopt zaten ook alweer? En hoe heette dat kleine elektronische apparaatje ook alweer waarop je een virtueel dier kon verzorgen?

De meeste trends komen en gaan. Maar sommige trends blijven ‘hot’, zoals sociale media. Het eerste ‘social network’ (Six Degrees, 1997) is slechts enkele jaren jonger dan de Flippo’s (1995) en Tamagotchi’s (1996). Toch zijn sociale media al bijna 20 jaar ‘trending’ (de twitteraars onder ons zullen begrijpen wat ik bedoel).

Sociale media zijn ‘hip’ en ‘hot’ en inmiddels niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Via een ‘post’ of een ‘tweet’ houd je de wereld op de hoogte van je (dagelijkse) activiteiten. Het is waarschijnlijk dan ook geen verrassing dat dit tot problemen kan leiden. Sommige berichten kunnen leiden tot maatschappelijke onrust (denk aan Ebru Umar en haar tweets over de Turkse president Erdogan), maar ook in kleinere kringen kunnen sociale media van grote invloed zijn op ons dagelijks leven: liefde, vrienden en werk.

Over de invloed van sociale media op de werkrelatie hebben mijn collega, mr. Jan Paul van Zanten, en ik recent een kennisbijeenkomst gehouden. Het leverde interessante discussies en vragen op, onder meer over het ‘screenen’ van sollicitanten (dus vóór de arbeidsrelatie) en het gebruik van sociale media door medewerkers (dus tijdens de arbeidsrelatie). Het belang van een deugdelijk protocol met betrekking tot (het gebruik van) sociale media werd in dat laatste geval duidelijk.

Sociale media

Er zijn veel verschillende omschrijvingen van sociale media. Een wetenschappelijke definitie luidt: “een groep internetapplicaties die gebruik maken van de ideologie en de technologie van Web 2.0 en de creatieve uitwisseling van User Generated Content”. Voor de gemiddelde lezer wordt het daarmee niet veel duidelijker. Een begrijpelijkere definitie is: “een verzamelbegrip voor online platformen waar de gebruikers, zonder of met minimale tussenkomst van een professionele redactie de inhoud verzorgen”. Deze laatste definitie is overigens afkomstig van Wikipedia: ook dat is een sociaal medium.

Internetscreening sollicitanten

Tijdens de bijeenkomst is de deelnemers de vraag voorgelegd of via sociale media informatie over sollicitanten werd ingewonnen. Vrijwel iedereen gaf een bevestigend antwoord. De sollicitanten werden daar overigens niet over geïnformeerd (behalve in één geval waar in de advertentie was medegedeeld dat ‘internetscreening’ deel uit zou kunnen maken van de sollicitatieprocedure).

Het ‘screenen’ (of ‘googelen’) van sollicitanten houdt verband met ‘persoonsgegevens’ over hen. In beginsel is de Wet bescherming persoonsgegevens dan van toepassing. In artikel 7 van de Wbp wordt aan het verzamelen van persoonsgegevens de voorwaarde gesteld dat dat voor ‘welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden’ gebeurt. Vermoedelijk zal het merendeel van de screeningen zijn ingegeven om op die manier (alvast) wat meer te weten te kunnen komen over de sollicitant. Het is de vraag of dat een gerechtvaardigd doel is. In mei 2016 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens een rapport uitgebracht over het ‘screenen’ van sollicitanten. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat het onderzoek naar sollicitanten op sociale media op zichzelf is toegestaan, maar dan alleen op ‘de eventuele risico’s van de betreffende functie’ en ‘alleen de hiervoor relevante informatie’ wordt meegenomen. Niet geheel verwonderlijk: ik kan mij voorstellen dat de Stichting Verslavingsreclassering niet zit te wachten op een nieuwe collega uit wiens Facebookprofiel blijkt dat hij/zij het merendeel van de week onder invloed is van alcohol of drugs. Zeker in geval van sollicitaties voor representatieve functies zal screening dan ook belangrijk zijn en dat mag dus ook. En let wel: de loketbeambte bij een kleine gemeente heeft net zo goed een representatieve functie als een televisiewoordvoerder van een ministerie.

Medewerkers en het gebruik van sociale media

Met bijna 10 miljoen Nederlandse Facebookgebruikers zal het weinig verbazing wekken dat veel medewerkers (al dan niet voor werkgerelateerde doeleinden) gebruik maken van sociale media. Dat kan heel nuttig zijn, maar brengt ook gevaren mee. Zo kan een districtschef van de politie via één tweet burgers direct informeren over (bijvoorbeeld) de stand van een onderzoek. Maar dat gaat niet altijd goed. Een bekend voorbeeld is die van een districtschef van de politie Zuidwest-Drenthe die tweette: “Hoor net dat er twee mensen dood in woning zijn gevonden in Meppel. Gaat vast om huis.geweld”. De mensen bleken door koolmonoxidevergiftiging om het leven te zijn gekomen; de districtschef werd uit haar functie gezet.

Ook komt het voor dat een medewerker zijn frustraties over zijn baas, werk, collega(‘s) of andere zaken die gerelateerd zijn aan de werkplek niet beperkt houdt tot een partner, vriend(in) of ander persoon, maar dat die frustraties aan sociale media worden toevertrouwd. Wanneer dat uitkomt beroept een medewerker zich al snel op de vrijheid van meningsuiting. De vrijheid van meningsuiting is weliswaar een groot goed, maar dat betekent niet dat alles gezegd of geschreven kan worden. Zo ontbond de rechtbank Arnhem (ECLI:NL:RBARN:2012:BV9483) de arbeidsovereenkomst van een medewerker die op Facebook niet echt lovend was over zijn werkgever. Een van de vriendelijkste uitlatingen was nog: “wat een h**rebedrijf spijt dak er ben gaan werken […] vooral me teamleider wat een gore achter de ellebogen nijmegseple nep wout”.

Maar dit wil niet zeggen dat een medewerker nooit iets (negatiefs) over het werk mag zeggen. Het besluit om een ambtenaar een schriftelijke berisping op te leggen voor het – naar de mening van de werkgever – ‘op onbehoorlijke wijze’ haar mening geven over het verloop van een zitting tegen de werkgever, werd door de Centrale Raad van Beroep vernietigd (ECLI:NL:CRVB:2015:484). De Raad was van mening dat de ambtenaar zich niet op onbehoorlijke wijze had geuit, maar alleen haar beleving van het verloop van de zitting in haar Fuwazaak had weergegeven. De Raad geeft ons in zijn uitspraak overigens direct maar een stukje college: “Ambtenaren moeten zich ervan bewust zijn dat uitingen op sociale media het aanzien van de ambtelijke organisatie waar zij werken kunnen schaden en moeten bij het gebruik van sociale media daarmee rekening houden”. Dit geldt mijns inziens overigens niet alleen voor ambtenaren, maar ook voor civiele werknemers.

Maar wat ‘kan’ nu wel op sociale media en wat niet? In de praktijk blijkt dat werkgevers ongeveer dezelfde lijn trekken over wat in hun ogen toelaatbaar is en wat niet, maar die lijn blijkt voor de medewerkers niet altijd even duidelijk. Die onduidelijkheid leidt in voorkomende gevallen tot verontwaardiging en discussies. De werkgever kan dit voor een groot deel voorkomen door over een helder sociale mediabeleid te beschikken, waarin richtlijnen worden gegeven over het (eventuele) gebruik van sociale media door medewerkers. Daarin mag een stukje bewustwording ten aanzien van het (mogelijke) bereik van sociale media niet ontbreken. Op deze manier ontstaat voor zowel werkgever als medewerker duidelijkheid over hoe te handelen en de (mogelijke) gevolgen daarvan.

Conclusie

Sociale media zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij. In een paar klikken deel je bijvoorbeeld jouw mening of foto’s van jouw hobby met een grote groep personen. Maar niet iedereen deelt jouw mening of jouw interesse in een bepaalde hobby. In sommige gevallen kunnen jouw foto’s en meningen op sociale media zelfs tot gevolg hebben dat een potentiële werkgever toch liever iemand anders aanneemt. Hetzelfde geldt voor tijdens de arbeidsrelatie: een handhaver kan het verspreiden van ongepaste meningen of foto’s via zijn sociale media over het vluchtelingenprobleem beter achterwege laten. Zoals de Centrale Raad van Beroep al oordeelde: ambtenaren moeten zich ervan bewust zijn dat uitingen op sociale media het aanzien van de ambtelijke organisatie waar zij werken kunnen schaden. Iedere werkgever zou moeten beschikken over een protocol met betrekking tot sociale media. Met een dergelijk protocol kan een merendeel van de discussies tussen werkgever en medewerker worden voorkomen. Men dient zich bewust te zijn van de (mogelijke) reikwijdte van sociale media en dus van de via Facebook of Twitter verkondigde meningen. In mijn ogen doet men er goed aan om vóór het plaatsen van een berichten te denken: zou ik dit zo ook aan mijn oma vertellen? En zou ik die foto ook op het nachtkastje van mijn oma zetten?